Kontakt z nami:

Co powinna zawierać dokumentacja imprezy masowej?

Co powinna zawierać dokumentacja imprezy masowej?

Za bezpieczeństwo w miejscu i w czasie imprezy masowej odpowiada jej organizator. Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych organizator odpowiada za:

  • zapewnienie bezpieczeństwa osobom uczestniczącym w imprezie;
  • ochronę porządku publicznego;
  • zabezpieczenie pod względem medycznym;
  • zapewnienia odpowiedniego stanu technicznego obiektów budowlanych wraz ze służącymi tym obiektom instalacjami i urządzeniami technicznymi, w szczególności przeciwpożarowymi i sanitarnymi.

W celu przeprowadzenia imprezy masowej organizator, nie później niż na 30 dni przed planowanym terminem jej rozpoczęcia, występuje do właściwego miejscowo wójta (burmistrza, prezydenta miasta) z wnioskiem o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej. Wspomniany wniosek stanowi w praktyce bardzo obszerną dokumentację, na podstawie której dokonywana jest ocena organizacji i na podstawie której wydawane jest, lub też nie, zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej.

Wiemy, że sporządzenie przedmiotowej dokumentacji sprawia początkującym organizatorom wiele problemów, dlatego też poniżej prezentujemy listę wymaganych przepisami prawa elementów. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych kompletna dokumentacja zawiera:
  • terminarz rozgrywek meczów piłki nożnej lub terminarz innych imprez masowych – w przypadku imprez masowych organizowanych cyklicznie;
  • program i regulamin imprezy masowej, wraz z informacją o sposobie udostępnienia go uczestnikom imprezy masowej;
  • regulamin obiektu (terenu), wraz z informacją o sposobie udostępnienia go uczestnikom imprezy masowej;
  • informację o liczbie miejsc dla osób na imprezie masowej, w tym również o liczbie miejsc stojących na meczu piłki nożnej;
  • harmonogram udostępnienia obiektu lub terenu uczestnikom imprezy masowej oraz harmonogram opuszczenia przez nich tego obiektu lub terenu;
  • informację o przewidywanych zagrożeniach bezpieczeństwa i porządku publicznego;
  • informację o liczbie, organizacji, oznakowaniu, wyposażeniu i sposobie rozmieszczenia służby porządkowej oraz służby informacyjnej;
  • informację o osobie wyznaczonej na kierownika do spraw bezpieczeństwa;
  • pisemną instrukcję określającą zadania służby porządkowej oraz służby informacyjnej;
  • warunki łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy masowej;
  • informację o zainstalowanych urządzeniach rejestrujących obraz i dźwięk;
  • informację o sposobie zapewnienia identyfikacji osób biorących udział w imprezie masowej – w przypadku meczu piłki nożnej lub imprezy masowej podwyższonego ryzyka;
  • informację o rozmieszczeniu miejsc i czasie, w których będą sprzedawane, podawane lub spożywane napoje alkoholowe;
  • graficzny plan obiektu (terenu), na którym ma być przeprowadzona impreza masowa, wraz z jego opisem, zawierający:
    a) oznaczenie dróg dojścia i rozchodzenia się osób uczestniczących w imprezie masowej, dróg ewakuacyjnych i dróg dojazdowych dla pojazdów służb ratowniczych i Policji,
    b) oznaczenie punktów pomocy medycznej, punktów czerpalnych wody do celów przeciwpożarowych oraz punktów informacyjnych,
    c) oznaczenie lokalizacji hydrantów przeciwpożarowych, zaworów, przyłączy wody, gazu i energii elektrycznej oraz innych elementów mających wpływ na bezpieczeństwo użytkowników obiektu lub terenu,
    d) informacje o rozmieszczeniu służb porządkowych oraz służb informacyjnych, rozmieszczeniu osób uczestniczących w imprezie masowej i ewentualnym rozdzieleniu ich według sektorów oraz o rozmieszczeniu punktów gastronomicznych i sanitariatów,
    e) oznaczenie sektorów, na których podczas meczu piłki nożnej zostaną udostępnione miejsca stojące – jeżeli organizator zamierza udostępnić uczestnikom miejsca stojące;
  • instrukcję postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu i w czasie imprezy masowej;
  • opinie na temat imprezy masowej wydane przez właściwe służby, straże, inspekcje;
  • wniosek o zezwolenie na zapewnienie mniejszej liczebności służby porządkowej i informacyjnej;
  • informację o powiadomieniu komendanta oddziału Straży Granicznej i komendanta terenowej jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej – jeżeli dotyczy;
  • pisemnej zgody kierownika jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych, parku narodowego lub krajobrazowego – na żądanie organu;
  • kopii aktualnych protokołów z okresowych kontroli obiektu budowlanego – na żądanie organu;
  • dokumentu poświadczającego spełnienie obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej – na żądanie organu;
  • pełnomocnictwo (oryginał lub poświadczona przez notariusza kopia) – jeżeli dokumenty składa inna osoba niż organizator.

A możesz chcesz nam zlecić opracowanie kompletnej dokumentacji dla organizowanej przez Ciebie imprezy masowej? Koniecznie napisz na kontakt@instin.pl i zapoznaj się również z naszą pełną ofertą w zakresie bezpieczeństwa imprez masowych!

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat bezpieczeństwa imprezy masowej? Polecamy naszą publikację: „Imprezy masowe. Organizacja, bezpieczeństwo, dobre praktyki”.

______________
INSTIN – Tworzymy kulturę bezpieczeństwa